La Directora del Archivo del Poder Judicial, doctora Miryam Luz Garzón de Cruz, se refirió a la importancia de los archivos para la administración – en cuanto a la gestión, registro, trámite de documental – que hace a los derechos del ciudadano; reafirmando el sentido de pertenencia de éstos a una sociedad.

Aseguró que “el término archivo superó la connotación de lo vetusto, inútil y obsoleto. Al contrario, constituyen la memoria colectiva de los pueblos, legitiman su propia existencia y los insertan en la Historia”. Y agregó: “La preservación de los documentos en todas las etapas proporcionan instrumentos para la solución de los asuntos del presente y la planificación del futuro”.

La funcionaria explicó que concebir al Archivo como un depósito “es un error conceptual”: el “archivo” hace referencia a un proceso integral de documentos en su ciclo vital que está compuesto por las sucesivas etapas que atraviesa un documento desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente”.

Asimismo resaltó que la función de ese organismo se condice con la aspiración de una sociedad “más libre, democrática y participativa por lo que conviene el desarrollo de innovaciones tecnológicas que facilite la información a los ciudadanos”.

La Directora del Archivo General recordó la vigencia del Acuerdo N°2/02 respecto de la clasificación expedientes para eliminar o archivar; destacando la posibilidad que tienen los jueces de declarar una causa de “interés jurídico o histórico” conforme lo dispone el art. 1 del mismo.

Durante la Jornada; expuso también el licenciado Mario Quiñones Abusaid, Subdirector del Archivo General de la Nación de Colombia, con vasta experiencia en las áreas de reprografía, fotografía y digitalización; miembro del comité de Archivos audio visuales y profesor en las Universidades de La Salle y de Valle. Mediante una video conferencia, el especialista se refirió a las tecnologías, ventajas y desventajas, oportunidad de aplicación, pasos a seguir, y materiales idóneos.

También la Arquitecta Elsie Pérez Bertolini, Directora de Arquitectura del Poder Judicial, tomó como ejemplo el edificio del Archivo del Estado Colombiano, por su construcción y la implementación del Sistema Nacional de Archivos que sentó las bases de una política archivística moderna a tono con la modernización del Estado.

Por último, luego de recordar la legislación vigente, la Dra. Garzón de Cruz, manifestó que era un anhelo de la institución establecer lazos de colaboración institucional y políticas adecuadas en el diseño, construcción y remodelación de espacios arquitectónicos para Archivos como unidad de información.