Magistrados del fuero Civil y Comercial de toda la provincia participaron de un taller realizado a través de la plataforma Cisco Webex Meeting en cumplimiento a las medidas sanitarias por la pandemia COVID19 con el objetivo de establecer pautas comunes para mejorar la calidad de las audiencias por videoconferencia.

Esta tecnología se utiliza hoy frecuentemente con resultados óptimos porque permite avanzar en las causas a pesar del contexto de pandemia, lo que repercute en un mejor servicio de justicia para la comunidad.

La pregunta sobre la que se desarrolló el Taller fue ¿Cómo garantizar la inmediación y la contradicción en las audiencias por videoconferencia?

Consejos útiles para el juez que toma audiencias por videoconferencia

Se establecieron una serie de pautas a seguir para que puedan concretarse con éxito las audiencias que se realizan en forma remota, revisar previamente cómo se aparece en cámara (altura de la cámara, iluminación, distancia); y contar con los elementos necesarios a mano para desarrollar las mismas.

Además debe contar con el apoyo de un asistente o bien secretario (dependiendo del tipo de proceso y la complejidad de la audiencia).

Redefinición de la Mesa de Entradas

La Mesa de Entradas debió adecuarse a nuevas exigencias y se transformó en un canal de información entre el Juzgado, los profesionales y los justiciables trabajando en línea. Pasó a ser una plataforma de intercambio de información y consulta de estado de expedientes.

Los participantes acordaron que sería de gran ayuda contar con un sistema online al que se puediera acceder, consultar, y recibir actualizaciones de las causas judiciales que se tramitan.

La Mesa de Entradas continuará con la recepción de expedientes, distribución de causas y movimiento de los expedientes.

Entre las novedades en sus tareas se mencionan: adoptar sistemas de atención al usuario a distancia (como Google Meet o desarrollo propio), recibir y contestar correos electrónicos y mensajes de whatsapp al celular institucional del Juzgado;  otorgar turnos y ordenar los que fueron otorgados por los distintos medios; realizar los pases y salidas de expedientes; evacuar consultas por teléfono, por mail, por WhatsApp y demás medios electrónicos que se habiliten; proporcionar información y establecer comunicación con los abogados para corregir lo que haya tenido inconvenientes.

Se señalaron además el control y organización previa de la audiencia por videoconferencia, para coordinar la asistencia y la forma de conectividad.

Buenas prácticas en materia de comunicación no formal

Como los participantes en una audiencia por videoconferencia ya no se presentan en el juzgado, ni antes ni durante la audiencia, coincidieron en la necesidad de reemplazar la comunicación no formal que antes se daba presencialmente, por otros canales y medios. Y establecer un sistema alternativo de comunicación como ser WhatsApp u otro medio, por si hay problemas técnicos con el medio principal durante la audiencia.

Durante la audiencia

Los magistrados acordaron informar siempre a las partes el objetivo de la audiencia, circunscribiendo su objeto como una manera de evitar que se extiendan innecesariamente; dirigirse a las partes de manera pausada, clara y explicativa; explicar cómo se desarrollará la audiencia y en que momento intervendrá cada uno.  Y permitir preguntas para evitar dudas y temores.

Finalmente, informar que la audiencia es video grabada, reservada en plataforma y forma parte de las actuaciones y hacer saber que quien no tiene la palabra será silenciado a los fines de una mejor organización, y explicar cómo pueden pedir la palabra o interrumpir si fuera necesario.

Oralidad efectiva

También se realizó un resumen de buenas prácticas de la oralidad efectiva que corren el riesgo de ser deformadas u omitidas en las audiencias no presenciales, y por lo tanto debe prestarse mucha atención para mantenerlas.

• No suspender las audiencias: La mayoría de los jueces rechazan los pedidos de suspensión de las audiencias preliminares por videoconferencia, salvo causas excepcionalmente justificadas.
• Presencia del juez: por falta de tiempo o superposición de las audiencias o en caso de jueces subrogantes, existe el riesgo que las audiencias sean realizadas por otro funcionario (secretario) o personal administrativo.
• Inmediación: La videoconferencia obstaculiza o dificulta la apreciación del lenguaje gestual y corporal de las partes, y nos aleja de las otras personas.
• Confianza: El contacto personal genera mayor confianza en la persona que acude a la audiencia, lo que exige un mayor esfuerzo para lograrse de forma virtual.
• Conciliación: se dificulta lograr acuerdos o conciliar con las partes, por la distancia o frialdad en la comunicación que genera la virtualidad.